Elektronikus számla befogadása

Billzone_elektronikus-szamla-befogadasaAz elektronikus számlák befogadását a NAV (volt APEH) 2009-től támogatja, így jogi akadályba nem ütközik az e-számla befogadása. Azonban számlakiállítóként jó tudnunk, hogy partnerünk hogyan tudja befogadni e-számlánkat. A számlabefogadóknak pedig összeszedtünk pár fontos tudnivalót az e-számla befogadásáról.

1.       E-számla befogadása tudnivalók

Az ÁFA törvény 175.§.3.b bekezdése alapján a PKI rendszerben kiállított elektronikus számla befogadójának beleegyezése szükséges a számára történő e-számla kibocsátásához. A jogszabály nem részletezi, hogy ennek milyen formában kell megtörténnie, tehát ez lehet akár előzetes szóbeli megegyezés vagy ráutaló magatartás, azaz a számla befogadása és kifizetése is. A megállapodás inkább az e-számla formátumáról történő partnerek közötti egyeztetést jelenti, azaz tájékoztatást arról, hogy milyen formátumban és milyen  csatolmánnyal történik az e-számla kibocsátása, azt hogyan tudja befogadó megnyitni és kezelni.

A Billzone.eu rendszerben a számlabefogadókat tájékoztatjuk, hogy számlázónkon keresztül kiállított elektronikus számlája letöltésével a befogadó automatikusan jóváhagyja az e-számla befogadását. A számlabefogadó egyetlen feladata az elektronikus megőrzés, ami lényegesen egyszerűbb, mint a papíralapú számláé.

2.       Mit kell tudni a befogadott e-számláról?

A 2013. január 1-jén hatályba lépő 2010/45/EU irányelv FOGALMA szerint e-számlának minősül az a számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be. Az áfatörvény az EU irányelvvel összhangban nem rendelkezik az elektronikus számla kiállításának módjáról, csak alapelveket állít vele szemben, amelyeket teljesítenie kell: megbízható módon biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét és olvashatóságát.

FONTOS: Számlabefogadáskor figyeljen oda, hogy a kiállított e-számla ne csak abban tegyen eleget a jogszabályi elvárásoknak, hogy elektronikus formában bocsátják ki és elektronikus formában történik meg a befogadása. Ugyanis ebben az esetben egy PDF fájl is elegendő lenne elektronikus számlának. Azonban a jogszabály elvárja a megbízható ellenőrzési nyomvonal létesítését, azaz a fent leírt alapelveknek való megfelelést.

Befogadás után pedig már a mi felelősségünk, hogy a befogadott e-számla megfelel-e a jogszabályban elvárt alapelveknek, amelyet egy esetleges adóhatósági ellenőrzés során be kell tudnunk mutatnunk.

3.       Mit jelent a jogszabályban elvárt alapelveknek való megfelelés?

Az elektronikus számla és adattartalmának sértetlensége azt jelenti, hogy a számla megegyezik az eredetileg kibocsátottal, a számlára utólag semmiféle változtatást, módosítást nem vezethetnek. Az elektronikus számla eredetének hitelessége alatt az értendő, hogy technikai eszközök segítségével egyértelműen azonosítható a számlát kibocsátó, és minden kétséget kizáróan megállapítható, hogy a számlát a számlán szereplő adóalany bocsátotta ki.

Jó tudni: a fent leírtaknak egy sima PDF fájl nem tud eleget tenni.

4.       A Billzone.eu számlái hogyan tesznek eleget az elvárt alapelveknek?

Mind az EU direktíva, mind a magyar ÁFA törvény az egyéb és új hitelesítési lehetőségek mellett továbbra is az egyik megbízható hitelesítési módnak a digitális aláírást javasolja.

A hatályos jogszabályokban elvárt megbízható ellenőrzési nyomvonal létesítése érdekében a Billzone.eu elektronikus számlái hitelességét 2013. január 1-je után is digitális aláírással illetve időbélyegzővel ellátva kerülnek kiállításra.

5.       Számlabefogadó tájékoztatása a befogadott e-számla formátumáról

Számlabefogadót az e-számla kibocsátása előtt tájékoztatni kell annak formátumáról.

Az elektronikus számla több különböző fájl formátumban is készülhet, a Billzone.eu a PDF formátumot támogatja, és minden esetben tartalmazza csatolmányként a számla adatainak algoritmikus feldolgozását elősegítő adatfájlt (TXT).

6.       Számlabefogadó tájékoztatása az elektronikus számla befogadásához szükséges rendszer követelményekről

Számlabefogadót az e-számla kibocsátása előtt tájékoztatni kell a befogadáshoz szükséges rendszerkövetelményekről.

Ahhoz, hogy a Billzone.eu online számlázó rendszeren keresztül kiállított elektronikus számlát a Billzone.eu számlaletöltő oldalról a számlabefogadó le tudja tölteni, illetve meg tudja nyitni, csupán egy internet kapcsolatra valamint egy PDF formátumú fájlok olvasására (pl. Adobe Reader) képes programra van szüksége.

Az elektronikus számlák mindig tartalmaznak egy csatolmányt, amelyet kizárólag az állami adóhatóság (NAV) által elfogadott formátumokban lehet kiállítani. A Billzone.eu által előállított elektronikus számla minden esetben tartalmazza csatolmányként a számla adatainak automatizált feldolgozását elősegítő TXT adatfájlt.

7.       Elektronikus számlán szereplő digitális aláírás ellenőrzése

Az elektronikus aláírást az Adobe Reader program segítségével ellenőrizhetjük. A beállítások részletes leírásáról szóló segédanyagunk letölthető a http://www.billzone.eu GYIK oldalának Letölthető dokumentumok menüpontja alól: N-Ware elektronikus aláírás hitelességének ellenörzése 1.3 néven.

8.       Befogadott számlát kiállító számlázó jogi megfelelőssége

Számlabefogadóként is célszerű leellenőriznie a befogadott számlát kiállító számlázó program jogi megfelelőségét.

Tévhit, hogy a NAV (APEH) előírja vagy kérésre bevizsgálja a számlázó programokat. A számlázóról a program készítőjének jogszabály megfelelőségi nyilatkozatot kell kiállítania és számlakibocsátó felhasználói számára elérhetővé tenni, amelyet egy esetleges ellenőrzéskor be tud mutatni az adóhatóság részére.

A Billzone.eu jogszabály megfelelőségi nyilatkozata letölthető a http://www.billzone.eu GYIK oldalának Letölthető dokumentumok menüpontja alatt: Billzone.eu Jogszabály megfelelősségi nyilatkozat néven.

Hivatkozás:
ÁFA törvény 175.§.3.b
 2010/45/EU irányelv
Kép1: FreeDigitalPhotos.net
 
 
This entry was posted in 5. Számlázás, GYIK, Magyar and tagged , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , . Bookmark the permalink.