Billzone.eu

Ingyenes és környezettudatos online számlázó

Elveszett számla pótlása

Elveszett számla pótlásaSzámla vagy számlatömb elvesztése bárkivel előfordulhat. Addig, amíg nem kerülünk ilyen helyzetbe, nem mindenki tudja, hogy mit kell ilyenkor tenni, vagy hogyan történik a számla pótlása.

I.                    ELVESZETT SZÁMLA ESETEI

A/ Nyomtatványtömbből származó kézi számla

Ha az elveszett számla nyomtatványtömbből származó kézi számla volt, akkor a számlakibocsátónak új számlát kell készítenie új sorszámmal, de változatlan adattartalommal. Ezen a bizonylaton jelölni kell, hogy miért kellett a számlát ismételten kibocsátani, a számlatömbben szereplő másodpéldányokat pedig érvényteleníteni kell.

B/ Számítógéppel előállított számla

Ha az elveszett számla számítógéppel előállított bizonylat, akkor a másodpéldányok valamelyikét kell hiteles másolatként újból kibocsátani. Másolatpéldány fellelhető mind a kibocsátónál, mind a befogadónál, vagy akár a számlázó programból újranyomtathatók többszöri példányok is. Hiteles másolathoz szükséges a másolati példányra rávezetni az „Eredetivel mindenben megegyező” szövegezést, továbbá elengedhetetlen a dátum és aláírás.

Fontos tudni: 2004. január 1-jétől a számviteli bizonylat alaki követelményeire vonatkozó előírások szerint a számlák aláírása nem kötelező, azok aláírás nélkül is megfelelnek a számviteli bizonylat és az adóigazgatási azonosításra alkalmasság feltételeinek. Azonban az elveszett bizonylat, okirat pótlása esetében a hitelesítés miatt az aláírás elengedhetetlen alaki követelmény.

Mi történik, ha a számítógéppel előállított számla első példánya nem kerül nyomtatásra műszaki okok miatt (pl.: papír elakadás, nyomtató festékpatron elkenődés, kifogyás)? A hatályos törvény (Áfa tv. 170.§) úgy rendelkezik, hogy érvénytelenítő számlát kell kiállítani, ha a számítógéppel előállított számlában a számla lezárását követően fedeznek fel javítandó hibát vagy annak nyomtatása műszaki hiba miatt meghiúsul. A bizonylatot ebben az esetben újra ki kell állítani.

C/ Elektronikus számla

Az említett jogszabályi előírás az elektronikus számlára is vonatkozik: miszerint a számítógéppel előállított számlában a számla lezárását követően fedeznek fel javítandó hibát vagy mentése valamilyen műszaki hiba miatt meghiúsul, akkor a számlát újra ki kell állítani.

Elektronikus számla esetében az elveszett számla az elektronikusan létrehozott fájl elvesztését, megsemmisülését jelenti. Ez esetben mindenképpen új bizonylatot kell az ügyletről kiállítani. Elektronikus számla esetében a kiállított elektronikus számla bármennyi példányban sokszorosítható, az továbbra is „eredeti” példány marad.

Nincs elveszett számla a Billzone.eu számlakövetésével!

A Billzone.eu rendszerben lehetőség van a kiállított elektronikus számláról számlaértesítőt küldeni partnerünk részére. Így a vevő azonnal értesül arról, hogy számlát állítottak ki a részére. Amennyiben nem tudja azonnal letölteni a számlát, akkor 30 napig megteheti a rendszerbe belépve.

Billzone.eu - automatikus számlaértesítő

További lehetőség a rendszerben, hogy követni tudjuk, hogy partnerünk letöltötte-e a számlát, amelyet kiállítottunk részére és megnyitotta-e azt. Ezekről automatikus tájékoztatást kap e-mailben a számlakiállító.

II.                  ELVESZETT SZÁMLATÖMB

A/ Elveszett számlatömb bejelentése vagy közzététele

A számlatömb megőrzési ideje 8 év. Számlatömb elvesztése esetében a hatályos jogszabályok szerint nem kötelező, mégis érdemes az adóhatósághoz bejelenteni a számlatömb elvesztését vagy közzétenni azt. A közzététel történhet a Pénzügyi Közlönyben. A bejelentésnek vagy a közzétételnek tartalmaznia kell a számlatömb tulajdonos cég nevét, székhelyét és az elveszett számlatömb (-tól, -ig) sorszámát, továbbá az érvénytelenítés napját.

B/ Számlák pótlása

Amennyiben az elveszett számlatömbben már állítottunk ki számlát, akkor célszerű felkeresnünk vevőinket és hiteles másolatot kérni a vevő példányáról. Ezzel eleget tehetünk a bizonylat megőrzési kötelezettségünknek a továbbiakban.

 Hogyan bizonyítsuk a számla eltűnését?

Ha a számla elveszett, esetleg a postázás során nyoma veszett, akkor az eltűnését bizonyítani kell. Ennek érdekében jegyzőkönyvet kell felvenni a tényállásról, amelynek tartalmaznia kell a következő adatokat:

  • Számla azonosítása
  • Postára adás bizonyítékai (ajánlott szelvény, tértivevény)
  • Mikor és hogyan történik a hiányzó bizonylat pótlása?

A partnerünk számára a számla hitelesített másolata mellé mellékeljük a jegyzőkönyvet, így a hiteles számla másolat az adó összegét hitelesen igazoló dokumentumnak minősül.

 Mulasztási bírság számla, nyugta megőrzésének elmulasztása esetén

A nyomdai úton előállított számla, nyugta megőrzésének elmulasztása esetén 2012. január 1-jétől az Art. 172.§. (20a) alapján a kiszabható mulasztási bírság összege:

  • magánszemélyre 200.000.- forint,
  • más adózóra 500.000.- ezer forint és a hiányzó számlák, illetve nyugták számának szorzata által meghatározott összegig terjedhet.

Jó tudni: Ez a rendelkezés nem alkalmazható  számítástechnikai úton előállított számla, nyugta megőrzésének elmulasztása esetén szankcionálásra.

Hivatkozás:
Áfa tv. 170.§
kép1: http://www.freedigitalphotos.net/
kép2: Billzone.eu