Elektronikus számla megjelenési formája és csatolmánya

Elektronikus számla csatolmányaAmikor elektronikus számláról beszélünk, akkor feltétlen hangsúlyozzuk, hogy az csak elektronikus formában létezhet. Igen ám, de ha elektronikus, akkor milyen formátumú? Hogyan olvasható és kell-e bármilyen eszköz az elektronikus fájl megnyitásához?

Megjelenési formája

Az elektronikus számla megjelenési formátumának meghatározására semmilyen jogszabályi előírás nincsen. Ebből következik, hogy az lehet képfájl (jpg), szöveges fájl (txt) vagy akár PDF állomány. Sőt többfajta kimenet is megvalósítható egyszerre. Azonban ezt a fájlt minden esetben a kibocsátónak elektronikusan alá kell írnia, ugyanis csak ebben az esetben lehet elektronikus számlaként elfogadni.

 Csatolmánya

A 46/2007. PM rendelet az elektronikus számla fájlformátumát határozza meg és nem a kibocsátás formátumát (megjelenési formáját). A fájlformátum esetében egy adatfájlról beszélünk, amely tartalmazza az elektronikusan aláírt dokumentum (elektronikus aláírás tanúsítvány és időpecsét) algoritmusát. Ennek gyakorlati megvalósítása érdekében az elektronikusan aláírt számla rendelkezik egy csatolmánnyal, amelynek tartalmaznia kell az elektronikus aláírást tartalmazó algoritmikus feldolgozást elősegítő adatfájlt.

Az állami adóhatóság által elfogadott fájlformátumok az alábbiak:

  • .txt formátum (szövegfájl)
  • .csv fájlformátum,
  • .dbf fájlformátum,
  • .mdb fájlformátum,
  • .xls (Excel) fájlformátum,
  • .xml fájlformátum,
  • bármilyen más olyan ún. print fájl formátum, amely nem formázott szöveget, illetve karaktereket tartalmaz, továbbá nem találhatók a fájlban – a soremelésen és az oldalkezdet jelzésén kívül – utasítások, és a fájl tartalma (a fájlban szereplő szöveg, illetve karakterek) egyértelműen megfeleltethető a kinyomtatott adatoknak (a fájlban szereplő karakterek sorozata, tulajdonsága a papírra történő kinyomtatással sem változik),

Hatósági ellenőrzés

Nemzeti Adó- és Vámhivatali (NAV) ellenőrzés során a fent említett csatolmány fájlt kell bemutatni a hatóság részére. Továbbá az elektronikus úton kibocsátott számla ellenőrzése során az adóhatóság részére biztosítani kell a számla olvasásához szükséges technikai feltételeket és eszközök rendelkezésre állását. Mindezekről gondoskodni kell a vonatkozó Számviteli törvény 169. § (2) bekezdése alapján előírt bizonylatok megőrzési idejére (8 év). Az elektronikus számla archiválás részletes szabályait a digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet tartalmazza.

 A Billzone.eu elektronikus számlái:

Mint már említettük, az elektronikus számla kimeneti formátuma bármilyen fájl lehet, kizárólag a csatolmányára vonatkoznak törvényi előírások. Mindezek figyelembe vételével a Billzone.eu elektronikus számlái PDF formátumban jelennek meg a könnyebb megtekintés és kezelhetőség érdekében. Csatolmánya – amely szintúgy része az elektronikusan aláírt állománynak (azaz bele van ágyazva a PDF-be) – txt formátumban generálódik.

  • PDF = A kimeneti PDF fájl megnyitásához és olvasásához csupán Adobe Reader programra van szükség, amely ingyenesen használható és letölthető a fejlesztő honlapjáról.
  • TXT = A txt a szöveges (text) fájl kiterjesztése. Az egyik legrégebbi és legelterjedtebb fájl formátum. Népszerűségében szerepet játszik az egyszerű kezelhetősége, hiszen az összes szövegszerkesztővel megnyitható és szerkeszthető, továbbá bármilyen rendszeren futtatható. A txt fájl formázatlan szöveg, amely a lehető legkisebb helyet foglalja számítógépünkön.
  • NAV XML = xml formátumban tartalmazza a számlaadatokat, amely a NAV által meghatározott struktúrát követi.

Jó tudni: A Billzone.eu elektronikus számla mentése esetén kizárólag a PDF fájlokat kell lementeni, ugyanis a txt vagy xml fájlok a PDF-be vannak beleágyazva, azt felhasználóinknak nem kell kiszedve külön elmenteni. A hiteles számla csakis az elektronikusan aláírt PDF fájl. Egy esetleges hatósági ellenőrzés során elegendő a Billzone.eu-val készített elektronikus formátumú e-számlát bemutatni, vagyis a PDF fájlt a beleágyazott txt, xml csatolmánnyal.

Hivatkozás:
This entry was posted in 5. Számlázás, GYIK, Magyar and tagged , , , , , , , . Bookmark the permalink.