Számlakorrekció a gyakorlatban

Érvénytelenítő számlaCsak az nem hibázik, aki nem dolgozik… szokták mondani. Ebből adódóan mindannyian jártunk már úgy, hogy akár elgépelés miatt vagy figyelmetlenségből rossz összeget, esetleg darabszámot írtunk a kiállított számlára. Előfordulhat, hogy maga a teljesítés hiúsul meg és a számla érvényét veszíti.

A tévesen kiállított számlákat a kibocsátónak mindenképpen korrigálnia kell. De hogyan?

 Először is fontos tisztázni, hogy 2008. január 1-jétől megszűnt a sztornó számla és a helyesbítő számla. Mindezek ellenére a hétköznapi szóhasználatban és gyakorlatban sokan továbbra is „sztornózzák” a számlákat, ha érvényteleníteni akarják.

 A jelenleg hatályos törvények szerint a bizonylatkorrekciók az érvénytelenítés és a módosítás elnevezést viselik.

 Mikor melyiket?

  •  Érvénytelenítés (régen sztornó): Érvényteleníteni kell a számlát, ha az ügylet teljesítése meghiúsul, azaz a gazdasági esemény meg sem történik. Ebben az esetben a felek az ügylet kötése előtt fennálló helyzetet állítják helyre, azaz a számla érvényét veszíti.
  • Módosítás (régen helyesbítés): Ha a számlán szereplő tételek a számlázást követően módosulnak vagy a gazdasági esemény megtörtént nem megfelelően dokumentálták, akkor a számla módosítására van szükség. Ilyen lehet például: elírás, adóalap változás, helytelen adómérték felszámítása, stb.
  • Javítás: Ha a számla formai hibákat vagy alaki hiányosságokat tartalmaz.

A változás az adó mértékét módosíthatja, azonban önellenőrzésre nem feltétlenül van szükség, és azt nem is írja elő a törvény. Az Adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény 49. § (1) bekezdése szerint az önellenőrzés az önadózás útján megállapított elmulasztott adó korrigálására szolgál, nem pedig egyéb adatok javítására.

 Milyen tartalommal?

A bizonylatkorrekció módja főszabályként a számlával egy tekintet alá eső okirat. Az érvénytelenítő vagy módosító számla szintén a számlával egy tekintet alá eső okirat, ezért szigorú számadás alá vont nyomtatvány, tehát  csak számla nyomtatványon vagy gépi programmal állítható elő.

Az Áfa törvény 170. §-a szerint a számlával egy tekintet alá esik minden más okirat is, amely a törvényben meghatározott minimális tartalmi kellékekkel rendelkezik és kétséget kizáróan az adott számlára hivatkozva, annak adattartalmát módosítja.

Kötelező adattartalom:

– az okirat kibocsátásának kelte;
– az okirat sorszáma, amely az okiratot kétséget kizáróan azonosítja;
– hivatkozás arra a számlára, amelynek adattartalmát az okirat módosítja;
– az okirat kibocsátójának és címzettjének neve és címe, valamint bármelyikük adószáma,   ha azt a számla eredetileg is tartalmazta;
– a számla adatának megnevezése, amelyet a módosítás érint, valamint a módosítás természete, illetőleg annak számszerű hatása, ha ilyen van.

Hogyan tudjuk utólag korrigálni a számlát?

  • Számlatömbben: Korábban a számla sztornírozásakor a rontott számlát a számlatömbben áthúzták, fölé írták, hogy „sztornó”, a vonal alatt szerepelt a dátum és az aláírás. A hatályos törvények szerint a kézi számla esetében is a számlával egy tekintet alá eső okirattal kell érvényteleníteni és módosítani. Azaz ugyanabban a számlatömbben kiállítható jóváíró számlával tudjuk érvényteleníteni a törölni kívánt számlát.
  • A kézi kiállítású számla módosítása akkor tekinthető szabályosnak, ha a téves adatot egy vonallal áthúzzák (úgy, hogy a hibás adat is jól olvasható maradjon) és ezt követően a helyes adatot olvasható módon a javítás fölé vagy alá írják. Az ilyen módon javított bizonylatot természetesen a javítást végző személynek a dátum feltűntetésével alá kell írnia, mert lényegében ez hitelesíti a számlában a javított adatokat. Többpéldányos számla esetén a javítást a számla minden példányán el kell végezni.
  •  Számlázó programmal kiállított számla esetében: A törvény úgy rendelkezik, hogy érvénytelenítő számlát kell akkor is kiállítani, ha a számítógéppel előállított számlában, elektronikus számlában a számla lezárását követően fedeznek fel javítandó hibát vagy azt műszaki hiba miatt (pl. nyomtatóban elakad a papír) újra ki kell állítani. A számlázó program ugyanis csak akkor felel meg az előírásoknak, ha a számlában utólag javítást nem enged.
  •  A számítógéppel kiállított papír alapú és elektronikus számlát továbbá utólag kézzel javítani nem lehet illetve átírás nem megengedett. Számlázó programmal kiállított számlát módosítani úgy tudunk, hogy a számlát mínuszos előjellel állítjuk ki és a jóváíró számla hivatkozik az eredeti számlára.

Érvénytelenítő számla kiállítása a Billzone.eu rendszerben

Érvénytelenítő (jóváíró) számlát a “Számlázás / Számlák / Számla létrehozása” menünél, az “Érvénytelenítő számla létrehozása” linkre kattintva lehet létrehozni a rendszerben. A továbbiakban ki kell választani és be kell töltenie azt a számlát, amelyet érvényteleníteni kívánunk. A betöltött számlán a mennyiségi egység és a végösszeg mínuszos előtaggal jelenik meg.

A jóváíró számlán lehetőség van módosításra is, miszerint a Szállító adatai, a Vevő adatai, a Számla adatai, valamint a Banki adatok korrigálhatók.

A “Tételek” résznél szerkeszthetőek, törölhetőek a már meglévő tételek és további új tételeket lehet felvenni.

Módosító számlaA “Megjegyzés” mezőbe a rendszer által automatikusan bekerül az érvénytelenítendő vagy módosítandó bizonylat sorszáma és annak eredeti teljesítési kelte, valamint a kiállítás okát is célszerű feltűntetnie a számlán.

 Jó tudni: Az érvénytelenítő vagy módosító számlán nem kell szerepelnie az „érvénytelenítő számla” vagy „módosító számla” fejlécnek, de a könnyebb azonosítás érdekében ezt megtehetjük. Az adóhatóság akár még a „sztornó számla” szövegezésű számlát is elfogadja, ugyanis a törvény nem írja elő a megnevezést és az ellenkezőjéről sem rendelkezik. A lényeg és a legfontosabb, hogy a számlával egy tekintet alá eső okiratnak rendelkeznie kell az Áfa törvény 170. §-ban meghatározott kötelező adattartalommal, amely alapján egyértelműen azonosítható a hivatkozott érvénytelenítendő és módosított számla.

Hivatkozás:
Image: ningmilo / FreeDigitalPhotos.net
Adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény 49. § (1)
Áfa törvény 170. §
This entry was posted in 5. Számlázás, GYIK, Magyar and tagged , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , . Bookmark the permalink.